Achei em uns antigos backups aqui no escritório um cd com minhas colunas para a revista WWW. Escrevi estas colunas nos anos de 2005 e 2006. Como elas ainda não estavam disponíveis para os leitores do blog, resolvi colocá-las aqui aos poucos. O que replicarei no blog é o texto bruto, enviado para os editores da revista. Os textos podem estar antigos e, ainda, terem erros. Conto com vossa compreensão. Boa leitura!
Coluna enviada para a revista WWW no dia 21 de dezembro de 2006
Ferramentas de produtividade
Primeira coluna do ano e não há assunto mais oportuno do que a sua produtividade para este novo período que se inicia, certo? Bem, se você não pensa assim, que tal ler este texto até o final e depois pensar a respeito das pequenas coisas que podemos fazer para que nossos trabalhos fiquem mais bacanas e que nossos dias rendam mais.
Comecemos com o mais trivial, porém, mais importante dos passos: o planejamento. Planeje sempre suas ações. Na sua vida e em seus projetos profissionais, o planejamento já deve ter mostrado seu papel essencial no desenvolvimento de qualquer atividade. Assim sendo, planeje seu ano. Se você trabalha com atendimento, sua agenda é uma importante ferramenta. Atualize-a e use-a corretamente. O campo de “aniversário”, por exemplo, não está ali só de enfeite. Uma mensagem ou um telefonema de felicitações a cada um de seus clientes pode ser bastante eficiente para a criação de relacionamentos individualizados. Talvez até mais eficiente do que aquele cartão de natal em flash que você mandou para todo mundo no mês passado, né? Para os que se interessaram, Google e Yahoo! têm estas ferramentas muito bem desenvolvidas e oferecidas gratuitamente a seus usuários.
Além do campo de aniversário, experimente criar um novo campo intitulado “interesses especiais”. Da mesma forma que o campo de aniversários, este deve ser usado e atualizado constantemente. Registre tudo o que puder sobre este cliente (ou prospect) para que – sabendo mais e mais sobre ele – você consiga estreitar ainda mais o relacionamento e promovê-lo da categoria de cliente para a categoria de amigo. Lembre-se que a recíproca é verdadeira, se você é um fornecedor, será promovido para amigo pelo cliente.
Se o seu trabalho é com produção e/ou gestão, que tal começar a fazer uso das ferramentas – inúmeras, diga-se – de gerenciamento de projetos? Estas ferramentas, além de manter tudo dentro dos eixos no curso de um projeto, ajudam a interligar os diferentes setores envolvidos na sua execução, de uma ponta á outra, pois além de auxiliar na gestão da execução das tarefas, estas ferramentas aproximam as pessoas. Se você não é o responsável pelo projeto, mas é parte dele, que tal sugerir seu uso aos responsáveis? Há excelentes alternativas – gratuitas ou não – que podem ajudar a resolver muitos problemas. Basecamp, eProject e Teamspace são excelentes alternativas.
Outra boa atitude que você pode tomar para que seu dia, mês e ano rendam bastante é usar corretamente os recursos de comunicação dos comunicadores instantâneos e do e-mail. Falemos dos comunicadores instantâneos primeiro. Não seria uma boa se a sua lista de contatos fosse revisada e uma faxina fosse feita? Que tal rever a necessidade de manter aquelas pessoas com as quais você não conversa há um tempão em sua lista? Outra coisa a fazer é separar contatos profissionais e pessoais. Misturar pode não ser a melhor coisa para você. Uma boa opção é separar estes contatos por tipo de comunicador. Por exemplo: os contatos pessoais ficam no Yahoo!Messenger, os profissionais no MSN ou GoogleTalk. Consolidá-los em um só software pode ser uma boa com o Gaim ou o Trillian. Entretanto, a ordenação em clientes separados nem sempre depende da gente, não é? Nestes casos, o mais legal a se fazer é ter “dupla personalidade” ou, em outras palavras, dois cadastros nos clientes de comunicação instantânea: um para os contatos profissionais e outro para os pessoais. O motivo disso tudo? Não misturar as bolas.
Finalizando, uma dica bem legal sobre e-mail para ajudar a aumentar a produtividade neste novo ano: Reduza o tempo dedicado a apagar incêndios e responder imediatamente as mensagens de e-mail que chegam em sua caixa postal. Você já parou para contar o tempo que você se dedica a isso enquanto deveria estar executando alguma tarefa de seus projetos? A não ser que responder e-mails instantaneamente seja a sua tarefa, você já deve ter perdido muito tempo com isso. Assim sendo, duas dicas. A mais radical é desligar o software de e-mail e ligá-lo apenas três vezes ao dia: no começo do expediente, logo após o almoço e no fim do dia. Se esse não for o caso ou esta ação acabe por te colocar em apuros, que tal aumentar o tamanho dos intervalos na checagem? Talvez uma interrupção das atividades a cada meia hora seja mais legal do que a cada três minutos para responder mensagens.
Com estas dicas espero contribuir para que seu ano já comece mais produtivo. Fazer bom uso das ferramentas de produtividade é fazer bom uso dos recursos disponíveis em nossas vidas.